AQVA.IO Oy:n tuottamien palveluiden ja henkilöstön rekisteriseloste ja tietosuojailmoitus

1. Rekisterinpitäjä

AQVA.IO Oy (”AQVA” tai ”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus 2804166-4 
Yrjönkatu 10 LH2, 28100 Pori, Suomi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Kalle Sandelin
kalle@aqva.io
Yrjönkatu 10 LH2
28100 Pori, Suomi

3. Rekisterin nimi

AQVA.IO Oy:n tuottamien vedenmittauspalveluiden asiakasrekisteri sekä sisäisten asioiden henkilöstörekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

AQVA käsittelee asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan (”Asiakas” tai ”Rekisteröity”) henkilötietoja (”Henkilötieto”)

Asiakkaan tunnistamiseksi
vedenkulutukseen ja vedenmittaukseen liittyvien vesiturvapalveluidensa (”Palvelu”) tuottamiseen, kehittämiseen ja markkinointiin Asiakasta varten
Asiakkaan ja Rekisterinpitäjän Palvelun tilausten ja muiden asiakastapahtumien hallinnoimiseksi;
Asiakkaan ja Rekisterinpitäjän viestintää varten;
Asiakkaan Palveluiden maksun valvomiseksi ja hallitsemiseksi;
Palveluiden käytön analyysia ja tilastointia varten; ja
Palveluiden markkinointia varten.

Asiakkaalla tai Rekisteröidyllä tarkoitetaan sellaisia Palvelun tosiasiallista tai potentiaalista käyttäjiä, joka on solminut Palvelun käytöstä sopimuksen suoraan AQVA:n kanssa tai jolle AQVA on myöntänyt Palveluun käyttäjätunnukset.

AQVA käsittelee henkilöstönsä tietoja työsuhteen ylläpidon ja siihen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi.

5. Rekisterien tietosisältö

AQVA käsittelee Asiakkaidensa henkilötietoja kohdassa 4 kuvatussa käyttötarkoituksessa. Henkilötietojen kerääminen perustuu AQVA:n ja Asiakkaan välisen Palveluiden tilausta koskevan sopimuksen täytäntöönpanemiseen sekä Henkilötietojen keräämiseen Rekisteröidyltä tämän suostumuksella.

Asiakkaat ja heiltä kerätyt Henkilötiedot muodostavat AQVA:n asiakasrekisterin. Asiakasrekisteri sisältää seuraavia Asiakkaiden Henkilötietoja tai osan niistä:

Asiakkaan tunnistamiseen ja yksilöintiin liittyvät tiedot (Asiakkaan tai Asiakkaan yhteisön nimi, asiakasyhteyshenkilön yhteystiedot, asiakasnumero, tarvittaessa y-tunnus, postiosoite, huoneiston numero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjärooli, laskutustiedot ja mahdolliset numero ja käyttöpaikkatiedot);
Vedenkulutuksen käyttö- ja historiatietoa;
IP-osoitetiedot
Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta;
Asiakkaan Palvelun tilaamista ja maksua koskevat tiedot;
Asiakkaan asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. Palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä sähköpostit sekä tukiviestit); ja
AQVAn kotisivujen kulloinkin asettamat evästeet.

AQVAn henkilöstöä koskevat rekisterit sisältävät työsuhteen ylläpidon ja siihen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi tarvittavat henkilötiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

AQVA kerää ja tallentaa asiakasrekisteriinsä Asiakkaidensa Henkilötietoja, jotka Asiakas on suostumuksensa nojalla tai Asiakkaan ja AQVA:n välisen Palveluita koskevan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi luovuttanut AQVA:lle tai jotka on luovutettu AQVA:lle uutiskirjeen tilauksen yhteydessä.

Asiakkaan Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi julkisista lähteistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Julkisista lähteistä kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan sähköisen viestinnän palveluista annetun lain säännöksiä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkaan Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä mahdollisille ostajille ja heidän neuvonantajilleen, mikäli Rekisterinpitäjä myy, luovuttaa tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Henkilötietoja voidaan siirtää AQVA:n valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät Henkilötietoja AQVA:n lukuun, AQVA:n ja henkilötietojen käsittelijän välisen kirjallisen henkilötietojen käsittelysopimuksen nojalla. Tällöin Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä Henkilötietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröidyn Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ilman Asiakkaan suostumusta.

9. Tietojen säilytysaika

AQVA säilyttää Rekisteröityjen Henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteitten takia Rekisteröityjen Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittuja ajanjaksoja pidempään.

AQVA säilyttää asiakasrekisterin mukaisia Henkilötietoja ainakin Asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välisen Sopimuksen voimassaolon ajan ja jollei soveltuvasta lainsäädännöstä muuta johdu, Henkilötiedot on suunniteltu poistettavaksi kahdentoista (12) kuukauden kuluttua siitä, kun Asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välinen asiakassuhde on päättynyt tai tietojen säilyttämiselle ei ole muuta liiketoimintaan tai yhtiön vastuisiin liittyvää perustetta.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

Asiakkaan Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä organisatorisin toimenpitein ja teknisten toimenpiteiden avulla. Tällaisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi AQVA:n työntekijöitä ja henkilötietojen käsittelijöitä koskevat toimintaohjeet ja salasanat.

Asiakkaan Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa AQVA:n valitseman ulkoisen palveluntarjoajan toimesta. Valvottujen ja vartioitujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsiteltävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella.

Asiakasrekisteriin kuuluviin Henkilötietoihin pääsy on rajattu AQVA:n ja henkilötietojen käsittelijöiden sisällä vain välttämättömiin henkilöihin. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joille on myönnetty asianmukainen käyttöoikeus.

Sähköisesti käsiteltävät asiakasrekisterin sisältämät Henkilötiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Salasanat on vaihdettava säännöllisin väliajoin.

11. Tarkastusoikeus ja sen toteuttaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja asiakasrekisteriin on talletettu tai ettei asiakasrekisterissä ole häntä koskevia henkilötietoja.

Tarkastuspyynnön voi esittää seuraavasti:
Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö lähetetään AQVA:n edustajalle esitettyyn osoitteeseen tai sähköpostilla AQVA:n edustajalle.
Tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti kohdassa 1 esitetyssä osoitteessa.
Rekisteröidyn on tarvittaessa todistettava henkilöllisyytensä
Jos rekisteröidyissä henkilötiedoissa on virheitä, Rekisteröity voi esittää rekisteriasioista vastaaville AQVA:n henkilöille virheen korjaamista koskevan kirjallisen pyynnön. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien Henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli Henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta.
Mikäli edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut alle 12 kuukautta, AQVA voi vaatia toimenpiteiden toteuttamisesta maksun.

12. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat Henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on tämä oikeus, jos Rekisteröity on toimittanut AQVA:lle häntä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun

käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen tai AQVA:n ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen;
käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
jos siirto on teknisesti mahdollista.

13. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Mikäli Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruutusta koskeva pyyntö on esitettävä omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, joka tulee esittää sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle henkilölle. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut Rekisteröidyn Henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.

AQVA:lla on kuitenkin oikeus käsitellä Rekisteröidyn Henkilötietoja suostumuksen peruuttamisesta huolimatta Rekisteröidyn ja AQVA:n välisen Palveluita koskevan sopimuksen perusteella.

14. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyn pyynnöstä Henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa hänen Henkilötietojensa käsittelyä peruuttamalla yllä kohdassa 14 tarkoitettu suostumus.

15. Suoramarkkinointikielto ja kielto-oikeus

Rekisteröityjen Henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin, mikäli tiedot on saatu Rekisteröidyltä Palvelun käytön yhteydessä. Sähköisessä suoramarkkinoinnissa sovelletaan sähköisen viestinnän palveluista annetun lain säännöksiä eikä julkisista lähteistä saatuja Henkilötietoja käytetä ilman suostumusta sähköiseen suoramarkkinointiin yhteisöille, mikäli yhteisön henkilötiedossa ei ole kyse yhteisöön vaan yksityishenkilöön liittyvästä Henkilötiedosta.

Mikäli tiedot on saatu julkisista lähteistä tai muutoin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, AQVA ilmoittaa rekisteröidylle hänen Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää AQVA:a käsittelemästä häntä itseään koskevia Henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilörekisteriä koskeva valitus valitusviranomaisena toimivalle tietosuojaviranomaiselle.

16. Yhteydenotot

Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. AQVA voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. AQVA voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

17. Riskiarviointi

AQVA katsoo, ettei sen suorittama Henkilötietojen käsittely muodosta merkittävää riskiä Rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

18. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Yhtiössä ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Yhtiö voi kuitenkin käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia palveluidensa käytön analysointia varten.

19.  Tietosuojailmoituksen muuttaminen

AQVA pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta ilmoittamalla siitä esimerkiksi kotisivuillaan tai muulla tavalla, esimerkiksi sähköpostitse. Muutokset voivat perustua AQVA:n liiketoiminnan kehittämiseen taikka esimerkiksi lainsäädännön muuttumiseen. AQVA suosittelee Rekisteröityjä tutustumaan rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti. Tämä rekisteriseloste on viimeksi päivitetty 18.9.2023